Auskunft nach Art. 15 DSGVO: Ein Monat ist schneller vorbei, als man denkt
Ein Auskunftsverlangen betrifft oft weit mehr als die Personalakte. Wer Zuständigkeiten und Suchwege erst nach Eingang klärt, verliert wertvolle Zeit.
Für Arbeitgeber und Personalverantwortliche
Auskunftsverlangen von Beschäftigten wirken auf den ersten Blick überschaubar: Personalakte öffnen, Kopien erstellen, fertig. In der Praxis können die betroffenen Daten aber in E-Mails, HR-Systemen, Zeiterfassung, Bewerbungsunterlagen und bei externen Dienstleistern liegen. Trotzdem gilt: Ruhe bewahren und den geltend gemachten Anspruch sorgfältig prüfen, statt übereilt zu reagieren.
1. Es gilt ein Monat, nicht pauschal vier Wochen
Die Datenschutz-Grundverordnung sieht grundsätzlich eine Antwort ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags vor. Das ist kalendarisch nicht immer dasselbe wie vier Wochen. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen kann die Frist unter Voraussetzungen verlängert werden. Über die Verlängerung und ihre Gründe muss innerhalb des ersten Monats informiert werden.
Deshalb sollte der Eingang zentral dokumentiert werden. Urlaub, Krankheit oder interne Weiterleitung stoppen die Frist nicht.
2. Zuerst klären, was verlangt wird
Art. 15 DSGVO gewährt Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten und grundsätzlich eine Kopie der verarbeiteten Daten. Nicht jede denkbare Unterlage muss deshalb ungeprüft vollständig herausgegeben werden. Gleichzeitig wäre es zu eng, nur die klassische Personalakte zu betrachten.
Der Antrag sollte gelesen, sein Umfang bestimmt und bei Unklarheit sinnvoll eingeordnet werden. Die Identität der anfragenden Person muss ausreichend feststehen, ohne reflexartig zusätzliche Ausweiskopien zu sammeln.
Auch ein behaupteter Schadensersatzanspruch ist nicht automatisch berechtigt. Anspruchsgrundlage, behaupteter Verstoß, konkreter Schaden und Kausalität sollten jeweils geprüft werden. Ein sachlicher Prüfprozess ist hilfreicher als eine vorschnelle Anerkennung oder pauschale Zurückweisung.
3. Eine dokumentierte Suche ist besser als hektisches Sammeln
Legen Sie fest, welche Systeme, Abteilungen und Personen einbezogen werden müssen. Suchbegriffe, Zeiträume und Ergebnisse sollten dokumentiert werden. Das erleichtert die Qualitätskontrolle und zeigt später, wie die Antwort zustande kam.
Personalverwaltung und digitale Personalakte
E-Mail-Postfächer mit Personalbezug
Zeit-, Zutritts- und Abrechnungssysteme
Bewerbungs- und Leistungsdaten
externe Lohnabrechnung oder weitere Auftragsverarbeiter
4. Rechte anderer Personen bleiben geschützt
Auskunft und Kopie dürfen die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. In Personalvorgängen finden sich häufig Namen, Einschätzungen oder vertrauliche Angaben Dritter. Diese Informationen müssen vor der Herausgabe sorgfältig geprüft und gegebenenfalls geschwärzt werden.
Pauschales Schwärzen ist ebenso wenig überzeugend wie eine ungeprüfte Komplettausgabe. Die Entscheidung sollte für jede betroffene Information nachvollziehbar sein.
5. Der beste Zeitpunkt für einen Ablaufplan ist vor dem Antrag
Ein kurzer interner Prozess spart im Ernstfall Tage: zentrale Eingangsstelle, Vertretung, Systemübersicht, Verantwortliche und Freigabe. Dabei zeigt sich oft auch, ob Daten aufbewahrt werden, für die es längst keinen Zweck mehr gibt.
Ein Auskunftsverlangen ist damit nicht nur eine Fristsache. Es ist ein realistischer Test dafür, ob der Umgang mit Beschäftigtendaten im Unternehmen geordnet ist.
Kurz zusammengefasst
Dokumentieren Sie den Eingang, bestimmen Sie den Umfang und organisieren Sie die Suche früh. Die Monatsfrist ist beherrschbar, wenn Zuständigkeiten bereits feststehen.
Rechtsanwältin Felicitas Kneip
Rechtsanwältin für Arbeitsrecht · Potsdam, Berlin und Brandenburg an der Havel
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Rechtslage und Bewertung können von den konkreten Umständen abhängen.